Adatkezelési tájékoztató
az Aquaprofit intranet használatával összefüggő adatkezelésről, az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR) 13. cikke alapján.
Hatályos: [kitöltendő dátum] · Utolsó módosítás: [kitöltendő dátum]
1. Az adatkezelő
- Név: [a cég teljes neve, pl. AQUAPROFIT … Zrt.]
- Székhely: [cím]
- Cégjegyzékszám: [cégjegyzékszám] · Adószám: [adószám]
- Kapcsolattartó adatvédelmi ügyekben: [név, e-mail cím, telefonszám]
- Adatvédelmi tisztviselő: [ha van kijelölve: név és elérhetőség; ha nincs, ez a sor törölhető]
Az intranet a cég belső munkaeszköze, amelyet kizárólag a cég munkatársai és megbízott közreműködői használhatnak. Az adatkezelés az érintettek munkaviszonyával (vagy más, munkavégzésre irányuló jogviszonyával) függ össze.
2. Kezelt adatok, célok és jogalapok
| Adatkör | Kezelt adatok | Cél | Jogalap |
|---|---|---|---|
| Felhasználói fiók, belépés | név, céges e-mail cím, jelszó (csak visszafejthetetlen, sózott hash formában), jogosultságok, munkamenet-azonosító és lejárata; jelszó-visszaállítás kérésekor a kérés ideje és a kérő IP-címe | az intranethez való hozzáférés biztosítása és védelme | GDPR 6. cikk (1) b) – munkaszerződés teljesítése; 6. cikk (1) f) – a rendszer biztonsága (jogos érdek) |
| Telefonkönyv, szervezeti adatok | iroda, mellék, céges mobil, fax, Skype-azonosító, munkakör, szakterület, üzletág, vezető, felettes, munkaidő, további irodák | a munkatársak közötti kapcsolattartás, a szervezeti felépítés átláthatósága | 6. cikk (1) b) – munkaszerződés; 6. cikk (1) f) – a belső kommunikáció szervezése (jogos érdek) |
| Önkéntesen megadott profiladatok | profilkép, nyelvismeret, végzettségek, jogosítvány, informatikai ismeretek, szakmai tagságok, hobbi, projekt | a munkatársak bemutatása, szakértelem megtalálása a cégen belül | 6. cikk (1) a) – hozzájárulás: az adatok megadása nem kötelező, az „Adataim” oldalon bármikor módosíthatók vagy törölhetők |
| Heti terv | tartózkodási hely (iroda vagy egyéb helyszín), munkavégzés ideje, szabadság (kérelem, jóváhagyás, elutasítás), a betegség miatti távollét ténye, megjegyzés | a munka megszervezése, a munkatársak elérhetőségének és helyettesítésének tervezése, a szabadságok engedélyezése | 6. cikk (1) b) és c) – munkaszerződés, a munka törvénykönyve szerinti kötelezettségek; a betegség ténye egészségügyi adatnak minősülhet, ennek kezelése a 9. cikk (2) b) pontja alapján történik. Diagnózist a rendszer nem tárol. |
| Eszközfoglalás | a foglaló neve, a foglalt eszköz, a foglalás időtartama, megjegyzés | a céges eszközök és tárgyalók használatának szervezése | 6. cikk (1) f) – a céges vagyon használatának szervezése (jogos érdek) |
| Fal, hozzászólások | a bejegyzések és hozzászólások szerzőjének neve és képe, a tartalom, a közzététel ideje, a hivatalos hírek olvasottsága | belső tájékoztatás és kommunikáció | 6. cikk (1) f) – belső kommunikáció (jogos érdek); a hivatalos hírek olvasottsága: 6. cikk (1) c) / f) |
| Dokumentumtár | céges dokumentumok; ezek személyes adatot is tartalmazhatnak (pl. szabályzatok felelősei, nyomtatványok) | a céges szabályzatok és dokumentumok elérhetővé tétele | 6. cikk (1) c) és f) |
| Csevegés | üzenetek szövege, küldője és ideje, a csoportok neve és tagjai, az olvasottság (meddig olvasta a tag) | belső kommunikáció a munkatársak között | 6. cikk (1) f) – belső kommunikáció (jogos érdek) |
| AI-asszisztens hozzáférés | a hozzáférési kulcs neve, létrehozásának és utolsó használatának ideje (a kulcsot csak visszafejthetetlen formában tároljuk); az asszisztens által lekérdezett adatok | hogy a munkatárs a saját AI-asszisztensével elérhesse az intranetet | 6. cikk (1) a) – a munkatárs maga kapcsolja be, és bármikor visszavonhatja; lásd a 6. pontot |
| Használati statisztika | lásd a 5. pontot | a rendszer fejlesztése, a funkciók használatának mérése | 6. cikk (1) a) – írásban (papíron) adott hozzájárulás |
| Adminisztrációs adatok | születési dátum, belépés dátuma (csak az adminisztrátorok látják) | a munkatársi nyilvántartás vezetése | 6. cikk (1) b) és c) |
A jogos érdeken alapuló adatkezelésekhez a cég érdekmérlegelési tesztet készített, amely kérésre megtekinthető. [érdekmérlegelési teszt elkészítése]
3. Adatleltár: melyik adattal mi történik
| Adat | Ki látja | Honnan származik | Mire használjuk, mi történik vele |
|---|---|---|---|
| Fiók és belépés | |||
| Név | minden munkatárs | adminisztrátor rögzíti | megjelenik a telefonkönyvben, a heti tervben, a foglalásoknál, a bejegyzések és hozzászólások mellett; szerepel az e-mail értesítésekben |
| Céges e-mail cím | minden munkatárs | adminisztrátor rögzíti | belépési azonosító; megjelenik a telefonkönyvben; erre érkeznek az értesítések |
| Jelszó | senki (csak hash) | a munkatárs adja meg | csak visszafejthetetlen formában tároljuk; a régi rendszerből átvett jelszavakat az első belépéskor erősebb formátumra alakítjuk |
| Jogosultságok (szerepkörök) | adminisztrátorok | adminisztrátor rögzíti | meghatározzák, ki mit láthat és módosíthat; jogosultság nélküli fiókkal nem lehet belépni |
| Munkamenet | senki | belépéskor keletkezik | a böngészőben süti, a szerveren csak hash; legfeljebb 30 napig él, a lejártakat naponta töröljük |
| Jelszó-visszaállítás: időpont, IP-cím | rendszergazdák | a kérés során keletkezik | visszaélések kivizsgálására; a link 1 óra alatt lejár, a rekordot a lejárat után egy héttel töröljük |
| Elérhetőség és szervezet | |||
| Iroda, további irodák | minden munkatárs | adminisztrátor | telefonkönyv, heti terv, eszközfelelősség |
| Mellék, céges mobil, fax, Skype | minden munkatárs | a munkatárs („Adataim”) vagy adminisztrátor | telefonkönyv, névjegy (vCard) letöltés |
| Munkakör, szakterület, üzletág, vezető, kiemelés | minden munkatárs | adminisztrátor | telefonkönyv, szervezeti nézetek, keresés |
| Felettes | minden munkatárs (adatlapon) | adminisztrátor | a felettes bírálja el a szabadságkérelmeket és kap róluk összesítőt |
| Munkaidő kezdete és vége | minden munkatárs | adminisztrátor | telefonkönyv; a heti terv új bejegyzéseinek alapértéke |
| Születési dátum, belépés dátuma | adminisztrátorok | adminisztrátor | nyilvántartás; más felületen nem jelenik meg |
| Önkéntes profiladatok | |||
| Profilkép | minden munkatárs | a munkatárs vagy adminisztrátor tölti fel | megjelenik a nevek mellett; a feltöltött képből kisebb méretű másolatok készülnek; törléskor ezek is törlődnek |
| Nyelvismeret, végzettségek, jogosítvány | minden munkatárs | a munkatárs vagy adminisztrátor | adatlap, a telefonkönyv szűrői |
| Informatikai ismeretek, szakmai tagságok, hobbi, projekt | minden munkatárs | a munkatárs | adatlap |
| Heti terv | |||
| Hol dolgozik (iroda / egyéb helyszín), mikor | minden munkatárs | a munkatárs | heti terv, a fal „Ma” doboza |
| Szabadság (kérelem, jóváhagyás, elutasítás) | minden munkatárs (a tényt); a felettes dönt | a munkatárs kéri, a felettes bírálja el | heti terv; e-mail a felettesnek és a munkatársnak |
| Betegség miatti távollét ténye | minden munkatárs | a munkatárs | heti terv, „Ma” doboz; diagnózist nem tárolunk |
| Megjegyzés, helyszín | minden munkatárs | a munkatárs | heti terv |
| Eszközök, fal, dokumentumok | |||
| Foglalás (ki, mit, mikor, megjegyzés) | minden munkatárs | a foglaló | foglalási naptár; e-mail az eszközfelelősnek és a foglalónak |
| Bejegyzés, hozzászólás, szerző | minden munkatárs | a szerző | fal; ötletládában névtelenül is beküldhető (a szerzőt ilyenkor csak az adminisztrátor látja) |
| Hivatalos hír olvasottsága | a munkatárs maga | automatikusan | az olvasatlan hivatalos hírek számának jelzése |
| Csevegőüzenet | az általános csatornában minden munkatárs, csoportban a csoport tagjai | a küldő | a saját szerverünkön tároljuk; törléskor a szöveg törlődik, csak a „Törölt üzenet” jelzés marad |
| Csoport neve, tagjai, olvasottság | a csoport tagjai | a csoport létrehozója és tagjai | a csevegőfelület és az olvasatlan üzenetek jelzése |
| AI-hozzáférési kulcs | a munkatárs maga | a munkatárs hozza létre | csak hash-ként tároljuk; az asszisztens a munkatárs jogosultságaival olvas (és ha engedélyezte, ír); visszavonáskor azonnal megszűnik |
| Feltöltött fájlok | minden munkatárs | feltöltő | dokumentumtár, bejegyzések mellékletei; a képekből kisebb méretű másolatok készülnek |
4. E-mail értesítések
- Szabadságkérelem elbírálása: a munkatárs e-mailt kap a döntésről.
- Heti összesítő a feletteseknek (hétfőnként): a beosztottak még el nem bírált szabadságkérelmei (név, dátumok).
- Kitöltési emlékeztető (munkanapokon reggel): ha a munkatársnak nincs bejegyzése az adott napra.
- Eszközfoglalás létrehozása, módosítása vagy törlése: az eszköz felelőse és a foglaló kap értesítést (eszköz, időpont, a foglaló neve).
- Jelszó-visszaállítás: a kérésre küldött egyszeri link.
Szabadságkeret
A munkatárs éves szabadságkeretét a HR rögzíti. A keretet és az egyenleget az érintett munkatárs, a HR és az adminisztrátorok látják; a közvetlen felettes a szabadságkérelmek elbírálásakor látja a munkatárs egyenlegét.
Az éves szabadságterv a munkatárs szabadságkérelmeit mutatja egy éves nézetben. A keretkezelők minden munkatárs éves szabadságait látják dátum szerint és exportálhatják, a kérelmek megjegyzése nélkül.
Dolgozói mappa
Minden munkatársnak saját mappája van a Dokumentumtárban. Ide a munkatárs tölthet fel a HR-nek szánt dokumentumokat (például táppénzes papírt, amely egészségügyi adatot tartalmazhat), a HR pedig a munkatársnak szánt dokumentumokat (például bérpapírt). A mappa tartalmát kizárólag az érintett munkatárs és a HR látja, az adminisztrátorok és a felettesek nem.
A dokumentumok megőrzési idejét az adminisztrátor állítja be; ennek lejártakor a rendszer véglegesen törli őket.
5. Használati statisztika (analitika)
Az intranet fejlesztéséhez mérjük, hogyan használják a rendszert: mely oldalakat és funkciókat nyitják meg, mikor, milyen eszközről és böngészőből. Ehhez a Google Analytics [üzemeltető, adattovábbítás és adatfeldolgozói feltételek ellenőrizendők] szolgáltatást használjuk.
- Kezelt adatok: megtekintett oldalak, időpont, eszköz típusa, böngésző, képernyőméret, [a felhasználó azonosítója vagy álnevesített azonosító – egyeztetendő], az IP-cím [rövidítve / egyáltalán nem] kerül tárolásra.
- Jogalap: a munkatárs hozzájárulása (6. cikk (1) a)), amelyet írásban, papíron ad meg. A hozzájárulás önkéntes, megtagadása nem jár hátrányos következménnyel, és bármikor visszavonható az adatvédelmi kapcsolattartónál.
- Megőrzés: [pl. 14 hónap], utána az adatok törlődnek vagy csak összesítve maradnak meg.
- A statisztikát nem használjuk a munkatársak teljesítményének értékelésére vagy egyéni megfigyelésére.
6. Élő értesítések és AI-asszisztens hozzáférés
Élő értesítések (csevegés)
Az új csevegőüzenetekről a böngészők az itty-sockets nyilvános közvetítő szolgáltatáson (ittysockets.com) keresztül kapnak jelzést. Ezen nem megy át az üzenet tartalma, sem a küldő vagy a címzett neve: csak egy tartalom nélküli „új üzenet” jelzés, egy kitalálhatatlan, véletlenszerű csatornaazonosítón. Az üzenetet a böngésző ezután a saját szerverünkről tölti le, bejelentkezéssel. A közvetítő szolgáltató a kapcsolódó böngészők IP-címét technikailag látja. A szolgáltató saját közlése szerint nem naplóz és nem tárol. [a szolgáltató adatkezelésének helye (EU / harmadik ország) és feltételei ellenőrizendők; szükség esetén saját közvetítő szerverre cserélhető]
AI-asszisztens hozzáférés (MCP)
A munkatárs bejelentkezéssel (OAuth) engedélyezheti, vagy az „Adataim” oldalon létrehozott személyes hozzáférési kulccsal adhat hozzáférést a saját AI-asszisztensének (pl. Claude, ChatGPT), amely a nevében, az ő jogosultságaival érheti el az intranetet: telefonkönyv, heti terv, szabadságok, eszközök, dokumentumtár, fal, csevegés, projektek; vezetőként a beosztottak heti terve és szabadságkérelmei; a HR-nek a szabadságkeretek és a dolgozói mappák fájllistája; az adminisztrátornak a törzsadatok. A dolgozói mappák fájljainak tartalmát az asszisztens nem éri el. Ha a munkatárs engedélyezi, az asszisztens módosíthat is a jogosultságai szerint; a falra csak piszkozatot ír. Amit az asszisztens lekérdez, az a szolgáltatójához kerül. [az ügyfél döntése és az adatfeldolgozói feltételek ellenőrizendők, különösen a HR-adatok és a betegség-adatok esetén] A rendszer naplózza, ki, mikor, melyik eszközt hívta (az adatok nélkül). A naplót egy évig őrizzük.
- Az asszisztens által lekérdezett adatok az asszisztens szolgáltatójához kerülnek, annak feltételei szerint. [a cég által engedélyezett AI-szolgáltatók és az adatfeldolgozói szerződés]
- A hozzáférés önkéntes, bármikor visszavonható; a visszavont kulccsal azonnal megszűnik a hozzáférés.
- A rendszer naplózza a kulcs utolsó használatának idejét.
- Az asszisztens nem hozhat a munkatársakra vonatkozó automatizált döntést; a vezetői elemzések a munkaszervezést segítik, nem a teljesítmény megfigyelését.
7. Kik láthatják az adatokat
- Minden bejelentkezett munkatárs látja: a telefonkönyv adatait és a megadott profiladatokat, a heti tervet (ki hol dolgozik, ki van szabadságon vagy betegség miatt távol), a foglalásokat, a fal tartalmát és a hozzászólásokat, valamint a dokumentumtárat.
- A felettes bírálja el a beosztottjai szabadságkérelmeit.
- Csevegés: az általános csatorna üzeneteit minden munkatárs, a csoportokét csak a csoport tagjai látják.
- Az eszközfelelősök kezelik a hozzájuk rendelt eszközök foglalásait.
- Az adminisztrátorok és a rendszergazdák minden adathoz hozzáférnek, a rendszer üzemeltetéséhez és a nyilvántartás vezetéséhez szükséges mértékben.
Az intranet nem nyilvános: a tartalmak csak bejelentkezés után érhetők el, keresőmotorok nem indexelik.
8. Adatfeldolgozók, adattovábbítás
- Tárhely és üzemeltetés: [a szerver üzemeltetőjének neve, székhelye; ha saját szerver, ezt kell írni]. Az adatok és a feltöltött fájlok ezen a szerveren, az Európai Unión belül vannak tárolva.
- E-mail küldés (értesítések, jelszó-visszaállítás): [a levelezőszolgáltató neve, pl. Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365)].
- Analitika: [az analitikai szolgáltatás üzemeltetője, ha nem saját szerveren fut].
- Élő értesítések: itty-sockets (ittysockets.com) – csak tartalom nélküli jelzés, lásd a 6. pontot.
- AI-asszisztens: a munkatárs által választott szolgáltató, ha a munkatárs hozzáférési kulcsot hoz létre (6. pont).
- Fejlesztés és karbantartás: [a fejlesztő/üzemeltető vállalkozás neve, ha külső cég].
Az adatkezelő az adatokat más félnek nem adja át, kivéve, ha jogszabály kötelezi rá (pl. hatósági megkeresés), illetve ha a munkatárs maga kapcsolja be az AI-asszisztens hozzáférést (6. pont). Harmadik országba történő továbbítás csak ez utóbbi esetben, a választott AI-szolgáltatón keresztül fordulhat elő. [ellenőrizendő a választott szolgáltatók adatkezelési helye]
9. Megőrzési idők
- Felhasználói fiók és profil: a jogviszony fennállásáig. A jogviszony megszűnésekor a fiók letiltásra kerül, a profiladatokat [X napon] belül töröljük.
- Munkamenet: a bejelentkezés legfeljebb 30 napig érvényes; a lejárt munkameneteket a rendszer naponta törli. A jelszó-visszaállító link egy órán belül lejár, a hozzá tartozó rekordot (IP-címmel) a lejárat után egy héttel töröljük.
- Heti terv, szabadságok: [pl. a tárgyévet követő 3 évig (munkaügyi igények elévülése)].
- Eszközfoglalások: [pl. 2 évig].
- Csevegés: [pl. 2 évig, utána a régi üzenetek törlődnek]. A kilépett munkatárs üzenetei a „Korábbi munkatárs” névvel maradhatnak meg.
- AI-hozzáférési kulcs: a visszavonásig, illetve a munkatárs fiókjának törléséig.
- Fal, hozzászólások, dokumentumok: amíg a tartalomért felelős vagy az adminisztrátor nem törli. Kilépett munkatárs hozzászólásai a szerző nevének eltávolításával („Korábbi munkatárs”) megmaradhatnak.
10. Sütik és a böngészőben tárolt adatok
session_tokensüti: a bejelentkezés fenntartásához szükséges, legfeljebb 30 napig él. Nélküle a rendszer nem használható, ezért nem igényel hozzájárulást.- Megjelenés (világos/sötét mód): a választás a böngésző helyi tárolójában marad, a szerverre nem kerül.
- Analitika: [az analitikai eszköz sütijei, ha használ ilyet: név, cél, élettartam]. Csak az írásban hozzájáruló munkatársaknál.
Hirdetési vagy közösségimédia-sütit az intranet nem használ.
11. Adatbiztonság
- titkosított (HTTPS) kapcsolat;
- a jelszavakat csak visszafejthetetlen formában (argon2 hash) tároljuk;
- szerepkör alapú hozzáférés: mindenki csak a feladatához szükséges adatokat érheti el vagy módosíthatja;
- rendszeres biztonsági mentés: [mentés gyakorisága és helye].
Adatvédelmi incidens esetén az adatkezelő a GDPR 33–34. cikke szerint jár el.
12. Az Ön jogai
Ön jogosult:
- hozzáférni a kezelt személyes adataihoz és másolatot kérni róluk (15. cikk);
- helyesbítést kérni (16. cikk). Az elérhetőségi és profiladatai nagy részét az „Adataim” oldalon maga is javíthatja;
- törlést kérni (17. cikk), ha az adatkezelésnek nincs más jogalapja (pl. az önkéntesen megadott profiladatok esetén);
- az adatkezelés korlátozását kérni (18. cikk);
- tiltakozni a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen (21. cikk);
- az adatait géppel olvasható formában megkapni (adathordozhatóság, 20. cikk);
- a hozzájárulását bármikor visszavonni; ez nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.
Kérelmét a fenti adatvédelmi kapcsolattartónál nyújthatja be. Arra legkésőbb egy hónapon belül válaszolunk; ez indokolt esetben két hónappal meghosszabbítható, amiről tájékoztatjuk.
13. Jogorvoslat
Ha úgy érzi, hogy személyes adatai kezelése sérti a jogszabályokat, panaszt tehet a felügyeleti hatóságnál:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11. · Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Telefon: +36 (1) 391-1400 · E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu · naih.hu
Jogai megsértése esetén bírósághoz is fordulhat; a pert lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindíthatja. Javasoljuk, hogy panasza előtt keresse az adatkezelőt, hogy a problémát közösen rendezhessük.